区・自治会等における個人情報の保護について

　平成29年5月30日から、区・自治会等を含む全ての事業者は、個人情報保護法のルールに沿った取り扱いが求められています。

　個人情報取り扱いのルールの基本は、自分の情報が、どこで、どのように扱われるかを自分で決められることです。したがって本人が知らない間に個人情報が保有・利用・提供されないように配慮することが必要です。

　個人情報は、適切な管理を行うとともに、いざという時のため、有効に活用することが必要です。区・自治会等の運営のためには会員情報は欠かせないものだと思いますので、区・自治会等で作成している文書等で取り扱われる会員の個人情報を再確認していただき、今まで以上に適切な個人情報の取り扱いをお願いします。

1．個人情報を取得するときは、何に使用するかを決めて、本人に伝え、同意を得ること。

2．個人情報は決めた目的以外のことには使用しないこと。

3．個人情報を第三者に渡す際は、本人の同意を得ること。

4. 個人情報のうち、要配慮個人情報については、本人の同意を得て取得すること。

5．本人からの「個人情報の開示や訂正等の請求」には応じること。

6．取得した個人情報は安全に管理すること。

Q1　個人情報とは？

→  生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。氏名だけでなく、住所や電話番号、町内会や自治会の役職等も、氏名とひも付けて管理している場合は個人情報になります。

Q2  特定個人情報取り扱い基準・ルール等の策定にあたり、区（自治会）内での意思決定はどのようにすればよいですか？

→特に定められた方法はありませんが、意思決定の方法としては、総会議案として議決する・役員会等で決定した後に回覧等で会員に周知するなどがあります。団体の規模等によって実状も異なりますので、策定方法については、区（自治会）の内部でお決めください。

Q3  会員名簿等を作成する際は、本人への同意の確認は口頭でもよいですか？口頭の場合、後からトラブルになることも考えられますが、署名・委任状等が必要ですか？

→同意を得る方法としては、口頭による意思表示や書面の受領他、同意する旨のメールの受信、確認欄でのチェックなどが国のガイドラインで挙げられており、これらの方法であれば本人の同意を得ていると考えられます。口頭の場合には、トラブル回避のために、「○月○日に確認」のように記録を残しておくとよいです。

　区・自治会等における個人情報取り扱い基準・各種様式のひな形です。区・自治会等での活動の参考にしてください。

1． ◯◯区（自治会） 個人情報取扱基準　（例）

2．会員名簿作成　（例）

3. 会員名簿作成の協力依頼文　（例）

4. 加入申込書記載　（例）

5. 個人情報第三者への情報提供記録簿　（例）

6. 個人情報受領記録簿　（例）